IT-Projektmanagement: das klingt ehrlich gesagt nach kaputter Hardware, Internetproblemen und nicht funktionierender Software, oder?

Und tatsächlich gibt es im IT-Projektmanagement viele Herausforderungen und etliche Steine, über die du stolpern kannst. Fast die Hälfte aller IT-Projekte wird nämlich nur mit deutlicher Verzögerung abgeschlossen, für rund 20% aller Projekte heißt es sogar gänzlich Schluss, Aus, Abbruch, Finito!

Damit dir das nicht passiert und du deine IT-Projekte pünktlich und vor allem erfolgreich abschließen kannst, habe ich dir diesen Guide zusammengestellt. Du erfährst, was ein IT-Projekt ausmacht, welche Gefahren auf dich lauern und wie du dich optimal wappnen kannst.

Denn eines ist klar: für (fast) alle Probleme gibt es auch eine passende Lösung.

In diesem Guide zeige ich dir die besten Methoden, Tipps und Tricks für das IT-Projektmanagement und auf welche bewährten IT-Projektmanagement-Tools du dich bei deiner Arbeit verlassen kannst!

Definition: Was ist IT-Projektmanagement?

Machen wir es nicht unnötig kompliziert: IT-Projektmanagement ist die effektive Planung, Koordination und Kontrolle von Projekten im IT-Bereich; also z.B. Software-Entwicklung oder IT-Infrastruktur.

Aber nicht überall, wo “Projekt” draufsteht, findet auch wirklich Projektarbeit statt. Deswegen präzisieren wir die Sache noch ein bisschen und schauen uns erstmal an, was denn ein “IT-Projekt” eigentlich ist. Die wichtigsten Kriterien:

• Festgelegte Ziele bzw. eine klar definierte Zielsetzung
• Klarer zeitlicher Rahmen (Start/Ende)
• Festlegungen finanzieller und personeller Art (Ressourcen- und Budgetplanung)
• Projektspezifische Organisation (Teamarbeit, agil, klassisch, hybrid usw.)

Damit unterscheiden sich IT-Projekte von alltäglichen Routinearbeiten. Die Aufgabenstellung eines Projektes ist wesentlich komplexer, als das “normale Tagesgeschäft” und verlangt nach Spezialist:innen und besonderen Fachkenntnissen.

Und: IT-Projekte unterscheiden sich von “herkömmlichen” Projekten in ein paar Punkten.

Allen voran ist das die technologische Komplexität. Projekte im IT-Projektmanagement befassen sich mit neuartigen Technologien, Systemen und Plattformen (Stichwort KI!) und bewegen sich damit in unbekannten oder zumindest neuartigen Sphären. Dass also viele IT-Projekte kein Spaziergang sind, liegt auf der Hand.

Aber es gibt noch zahlreiche weitere Herausforderungen im IT-Projektmanagement:

So viel zur Definition!

Im nächsten Abschnitt werden wir konkreter. Ich zeige dir verschiedene Bereiche, in denen IT-Projekte erfolgreich zur Anwendung kommen. Außerdem liefere ich dir ein Beispiel, wie ein IT-Projekt konkret aussehen könnte und welche besonderen Anforderungen und Aufgaben auf dich IT-Projektmanager zukommen:

Wie sieht ein IT-Projekt konkret aus?

IT ist ein weitläufiges Feld. Entsprechend vielfältig sind die Anwendungsbereiche von IT-Projekten. Es gibt aber einige “Grundtypen”, die ich hier für dich zusammengefasst habe:

• Weiterentwicklung oder Integration von Standard-Software
• Applikations-Neuentwicklung oder Releasewechsel
• Entwicklung und Optimierung von Websites und Webanwendungen
• Migrationsprojekte im Rahmen von Software- oder großen Releasewechseln
• Entwicklung und Implementierung von IT-Systemen
• Projekte zur Erweiterung einer bestehenden IT-Infrastruktur
• Bereitstellung von Server- und IT-Infrastruktur
• Schnittstellenprojekte zur Vernetzung von unterschiedlichen IT-Komponenten
• Projekte zum Outsourcing von bisher intern erbrachten Leistungen an externe Dienstleister

Außerdem gibt es zahlreiche IT-Projekte, die man unter dem Schlagwort “Digitaler Wandel” zusammenfassen kann. Hier geht es darum, Geschäftsprozesse und Modelle umzustellen, um Wettbewerbsvorteile zu erzielen. Die Umstellung auf Onlinehandel und Versandsysteme sind gute Beispiele, die wir alle aus dem Alltag kennen.

Ich zeige dir alles Wichtige zum IT-Projektmanagement aber an einem anderen Beispiel. In unserem Fall soll es um die Entwicklung einer mobilen App gehen:

Das Szenario: Ein mittelständischer Werkzeug-Hersteller beauftragt eine Software-Schmiede mit der Entwicklung einer einfachen mobilen App für Android- und Apple-Geräte. Die App soll über die Kamera unterschiedliche Werkzeuge erkennen, Infos zum Zubehör auflisten und passende Angebote für Ersatz oder Ergänzungen vorschlagen. Die App soll so einfach zu nutzen sein, wie möglich. Jung und Alt sollen damit zurechtkommen.

Damit haben wir nun eine erste Orientierung. Es gibt neben den grundsätzlichen Herausforderungen in IT-Projekten aber noch eine ganze Reihe an Besonderheiten, die das IT-Projektmanagement bzw. Projektleiter:innen in der IT betreffen. Welche das sind, zeige ich dir jetzt im nächsten Abschnitt.

Wenn du lieber direkt mit der Praxis weitermachen möchtest, kannst du den Part überspringen und direkt mit “Wie läuft ein IT-Projekt ab?” starten!

Und tatsächlich sind diese Punkte nicht aus der Luft gegriffen oder willkürlich gewählt. Aufschlussreich ist hier der CHAOS-Report - eine Langzeitstudie, die sich mit dem Erfolg bzw. Scheitern von IT-Projekten befasst.

Ich hab dir ein paar Zahlen mitgebracht, die auf den ersten Blick vielleicht überraschen. Sie zeigen aber deutlich, wie wichtig einige Schlüsselqualifikationen sind, wenn man als Projektmanager erfolgreich arbeiten möchte:

Einfach gesagt: nur rund ⅓ aller Projekte landet im Ziel und wird ohne größere Verzögerungen und Probleme abgeschlossen. Fast jedes fünfte IT-Projekt muss sogar komplett abgebrochen werden.

Das ist kein Larifari: Dahinter stehen teilweise immense Aufwände in Arbeitszeit, Ressourcen und Geld - die letztlich umsonst waren. Nun gibt es glücklicherweise einige Maßnahmen, mit denen sich die Risiken von IT-Projekten zumindest auf ein gesundes Maß eingrenzen lassen.

Welche Methoden das sind, welche Vorteile sie mitbringen und wie du sie gewinnbringend einsetzen kannst, zeige ich dir im nächsten Abschnitt:

Welche IT-Projektmanagement-Methoden eignen sich am besten für IT-Projekte?

Auch auf die Gefahr hin, dass dich meine Antwort auf die Frage enttäuscht: Aber es gibt nicht DIE eine Methode oder goldene Lösung, die sich für alle IT-Projekte gleich gut eignet.

Wieso das so ist, kann man ganz einfach erklären. IT-Projekte unterscheiden sich je nach Inhalt und Anwendungsgebiet stark voneinander. Während IT-Infrastruktur-Projekte gut planbar sein müssen, ist die Software-Entwicklung eben weniger vorhersehbar. Entsprechend kommen natürlich auch unterschiedliche IT-Projektmanagement-Methoden zum Einsatz.

Glücklicherweise müssen wir aber nicht jedes Mal vor Projektbeginn im Nebel stochern! Die einzelnen Methoden und Frameworks lassen sich nämlich ganz gut den unterschiedlichen IT-Projekten zuordnen.

Ich unterscheide hier erst einmal zwischen klassischen IT-Projektmanagement-Methoden und agilen Methoden:

Agile IT-Projektmanagement-Methoden

• (Weiter-)Entwicklung von Standardsoftware
• Entwicklung von Applikationen
• Optimierung und Entwicklung von Websites
• Entwicklung von neuen Webanwendungen

Klassisches IT-Projektmanagement

• IT-Infrastruktur-Projekte
• Schnittstellen-Projekte
• Digitalisierungs-Projekte
• Migrations-Projekte im Rahmen von Software-Wechseln
• Implementierung neuer IT-Komponenten

Natürlich ist diese Auflistung nicht in Stein gemeißelt und jedes Projekt ist einzigartig - du solltest daher im Vorfeld der Projektplanung spezifische Merkmale ausmachen und entscheiden, welche Methode für dein konkretes Projekt den größten Mehrwert liefert.

Dazu kannst du hier einen genaueren Blick auf die einzelnen Methoden und ihre Besonderheiten werfen:

Das Scrum-Framework

“Scrum” ist eines der ersten Buzzwords, das fällt, wenn von Software-Projekten die Rede ist.

Scrum ist genau genommen keine Methode, sondern eher ein Rahmenwerk, mit dem du deine Projekte agil organisieren kannst. Kerngedanke dahinter: selbstorganisierte Teams arbeiten effizienter und mit mehr Motivation. Im Unterschied zu klassischen Projekten gibt es deshalb auch keine Projektleitung. Im Zentrum steht das Scrum Team, das bei seiner Arbeit durch Product Owner und Scrum Master unterstützt wird.

Eine weitere Besonderheit ist das inkrementelle Vorgehen in kurzen Iterationen. Klingt Spanisch? Im Grunde ist es ganz simpel: statt an langfristigen Projektzielen arbeiten Scrum-Teams in kurzen Sprint-Zyklen von ca. 1-4 Wochen und setzen sich für diese Zeitspanne klar definierte Ziele. Am Ende eines solchen Sprints gibt es dann erste Ergebnisse, die als “Teilentwicklung” des Projekts funktionieren.

Vorteil: Stakeholder und Kund:innen sehen frühzeitig erste Werte, können die Ergebnisse testen und dem Entwicklerteam Feedback geben. So wissen alle Beteiligten, ob das Projekt auf Kurs ist und bei Bedarf sind Anpassungen und Änderungen schnell vorgenommen.

Gern gesehen in Software-Teams: So erfahren sie frühzeitig, ob ihre Entwicklung auf Kurs ist und können Änderungen jederzeit vornehmen

Quelle: trusted.de

Das macht Scrum natürlich zum idealen Projekt-Framework in komplexen Umfeldern. Zum Einsatz kommt Scrum vor allem in:

• Software- und App-Entwicklung
• Webdesign
• Forschung
• Produktentwicklung
• Neue Technologien

Neugierig geworden? Wenn du dich für Scrum interessiert und mehr darüber erfahren möchtest, findest du alles Wissenswerte in meinem großen Scrum-Guide!

Die Kanban Methode

Kanban ist eine beliebte und mittlerweile weitverbreitete Methode im agilen Aufgabenmanagement.

Die Funktionsweise ist so simpel wie clever: Ein Projekt wird in die einzelnen Aufgaben heruntergebrochen. Aufgaben werden je nach Status (“To Do”, “Done” usw.) durch Spalten in einem Kanban-Board geschoben. Jede Aufgabe ist dabei einem oder mehreren Verantwortlichen zugeteilt. So ist jedes Teammitglied jederzeit mit Arbeit versorgt, aber nie überlastetet.

Gleichzeitig können Tasks bei Bedarf problemlos gestoppt, verschoben oder neu priorisiert werden. So können Teams kurzfristig auf Veränderungen reagieren und effizienter arbeiten.

Mit Kanban-Boards behalten Teams den Überblick im Aufgabenmanagement

Screenshot: trusted.de

Quelle: awork.com

Ursprünglich für die Industrieproduktion entwickelt, ist Kanban heute in fast allen Branchen anzutreffen:

• Agiles Aufgabenmanagement in der Software-Entwicklung
• Produkt- und Designteams
• Kreativlabors und Texter
• Produktion und Fertigung
• Agiles Marketing
• Werbeagenturen und Eventmanagement

XP - Extreme Programming

Wie der Name schon vermuten lässt, dreht sich bei XP alles um die schnelle Software-Entwicklung. Der Fokus liegt auf der Lösung eines konkreten Problems. Auf unnötige Formalitäten verzichtet die Methode.

Stattdessen setzen Entwickler-Teams, die nach XP arbeiten, auf Einfachheit, ständige Kommunikation und transparentes Feedback. Ein weiterer Kerngedanke ist die fortlaufende Überprüfung von fertigen Code-Zeilen: Es arbeiten immer zwei Programmierer nach dem 4-Augen-Prinzip an einem Code, wobei einer nur für die Kontrolle zuständig ist.

Das verschlingt natürlich mehr Ressourcen, verkürzt aber die Entwicklungsdauer und erlaubt schnellere Releases. XP ist zuhause in:

• IT und Software
• App-Entwicklung

Hybrid-Lösungen: Scrumban und Co.

Es gibt auch Hybrid-Lösungen; also Methoden, die sich aus Elementen verschiedener Ansätze zusammensetzen. Gewissermaßen picken sich hybride Ansätze die Rosinen raus und kombinieren Vorgehensweisen und Prozesse, die für sich funktionieren, zu etwas Neuem.

Ein Beispiel ist Scrumban. Hier wird der Rahmen von Scrum übernommen: Teams arbeiten in kurzen Arbeitszyklen an klar definierten Zielen und fahren auch dieselbe Meetingroutine wie Scrum-Teams. Die eigentliche Arbeit erfolgt dann aber nach der Kanban-Methode mit einem visualisierten Aufgaben-Board.

Daneben gibt es mit der Crystal-Family noch eine ganze Gruppe von agilen Frameworks, die bekannte agile Prinzipien wie Transparenz, stetige Optimierung und offene Kommunikation miteinander kombinieren.

Klassisch mit der Wasserfall-Methode

So viel zu den agilen Methoden; schauen wir uns jetzt ein paar Klassiker an.

Tatsächlich gibt es nämlich auch in der IT etliche Projekte, die besser mit einem klassischen IT-Projektmanagement-Ansatz abgewickelt werden. Stellen wir uns ein IT-Infrastrukturprojekt vor: ein Unternehmen wechselt sämtliche Hardware-Komponenten, um in Sachen Firmenrechner und Co. auf dem neuesten Stand zu sein.

Hier sind Planbarkeit und Kontrolle das A und O. Es wäre unverantwortlich, ein so wichtiges Projekt nach dem Motto “Schauen wir mal” zu organisieren, schließlich muss das Unternehmen auch während des Hardware-Wechsels arbeitsfähig bleiben. In solchen und ähnlichen Projekten arbeitest du also besser mit klaren Abhängigkeiten, Fristen und Meilensteinen.

Als Arbeitswerkzeug dient hier ein Gantt-Chart (“Balkenplan”), dass die zeitlichen Abläufe gut visualisiert und auch bei langfristigen Projekten ausreichend Überblick bietet.

Gantt-Charts eignen sich, um sicherzustellen, dass Abhängigkeiten und zeitliche Abläufe transparent sind

Screenshot: trusted.de

Quelle: planta.de

Fazit: Viele Wege führen nach Rom (oder zum Projekterfolg)

Kommen wir zu einem kurzen Zwischenfazit: Es gibt zahlreiche Methoden, die sich für IT-Projekte eignen. Wichtig ist, dass du dein Projekt vor Start analysierst und die speziellen Anforderungen identifizierst. So merkst du, welcher IT-Projektmanagement-Ansatz im konkreten Fall die beste Lösung bietet.

Die markantesten Vor- und Nachteile von agilen bzw. klassischen IT-Projektmanagement-Methoden habe ich dir hier noch einmal kompakt zusammengestellt:

Agile Methoden:

Klassische IT-Projektmanagement-Ansätze:

Um dich nicht im Regen stehenzulassen, möchte ich dir aber nicht nur oberflächliche Tipps geben, sondern dir etwas Konkretes an die Hand geben. Erinnerst du dich an mein Projektbeispiel von vorhin? Das schauen wir uns jetzt einmal in der Praxis an!

Wie läuft ein IT-Projekt ab (am Beispiel von Scrumban)? 5 Schritte für deine IT-Projekte

Noch einmal das Szenario:

Ein Software-Entwicklerteam (“trusted App Solutions”) wird beauftragt, eine mobile App für einen Werkzeug-Hersteller zu entwickeln. Die Anwendung soll auf Android- und Apple-Geräten funktionieren, eine intuitive Benutzeroberfläche haben und grob diese Features liefern: Werkzeugerkennung per Kamera; Bereitstellung von Produktinformationen, Zubehör und Angeboten; Integrierte Werkzeug-Features wie Wasserwaage, Messgeräte und Winkelmaße (als kleines Gimmick).

1. Anforderungen definieren und Durchführbarkeit planen

Schritt 1: Was soll die Neuentwicklung leisten? Also z.B., was soll die App oder Software können und tun, was verspricht sich die Firma von einer neuen IT-Infrastruktur, etc.

Die Produkt-Anforderung werden in Katalogform durch die Auftragsfirma definiert. Das Unternehmen hat sehr klare Vorstellungen, welche Funktionen die mobile App liefern soll. Lediglich die Ausgestaltung der Benutzeroberfläche und das spätere Design sind offene Punkte: hier soll das Entwicklerteam einen Prototypen erarbeiten, der dann zu einem späteren Zeitpunkt gemeinsam mit Vertretern der Auftragsfirma begutachtet werden soll.

Für trusted-App-Solutions ist das Projekt zwar kein Spaziergang, aber das Team hat bereits zahlreiche Apps und Software-Lösungen für Kundenfirmen entwickelt und kann genügend Expertise auf dem Gebiet vorweisen. Alle bis hierhin feststehenden Daten, wie Anforderungen, Projektteam und Start- bzw. Endtermine hält der Projektmanager in einer Projektcharta fest.

Zum Projektteam gehören neben dem Projektmanager:

• 2 Programmierer (Kenntnisse der Programmiersprachen Kotlin und Swift)
• 1 UX-Designer
• 1 UI/Interface-Designer

Das Team hat schon häufiger in dieser Konstellation zusammengearbeitet. Insbesondere die UX/UI-Designer sind ein eingespieltes Team und arbeiten Hand in Hand.

Hinzu kommt noch eine Use Case-Studie, in der alle Anforderungen und User Interaktionen noch einmal aufgelistet werden.

Bei Kundenprojekten sind Vertragsverhandlungen natürlich ein wichtiger Bestandteil der Planungsphase. Die Finanzierung und Ressourcenplanung hängt unmittelbar von der Vertragsgestaltung ab, deshalb sollte dieser Punkt nicht vernachlässigt werden. Abhängig von der Größe des Unternehmens Größe des Unternehmens kann das auch eine juristische Abteilung übernehmen. Oftmals ist aber auch hier der Projektmanager zuständig.

Diese Punkte solltest du während der Projekt-Initiierung unbedingt beachten:

• Klar definierte Anforderungen und Ziele
• Projektteam mit allen benötigten Kompetenzen und Fachkenntnissen
• Erstellung einer Projekt-Charta

2. Projekt und Projektschritte planen, vorläufiges Design erstellen

Zwar arbeitet das Team agil nach einer Scrumban-Variante, wird sich also ohnehin täglich zu einem kurzen Arbeitsmeeting treffen. Dennoch legt das Team vor Projektstart die wichtigsten Arbeitsschritte in Form einer groben Roadmap fest. Insgesamt wird eine Projektdauer von 6 bis 8 Wochen angesetzt, wobei ein Sprint 2 Wochen dauern soll.

• Projekt-Architektur: Applikation, Server und Datenbanken
• UX-Design: Wireframes und ein klickbarer Prototyp
• UI-Design: Gestaltung der grafischen Oberfläche
• App-Entwicklung mit einer vorläufigen, aber funktionsfähigen Anwendung
• Fertigstellung der App
• Umfangreiche Tests durchführen

Die App wird nativ programmiert, ist also für die Plattformen Android und Apple optimiert und später nicht Plattform-unabhängig nutzbar. Das Entwickler-Team orientiert sich außerdem an den Hersteller-Empfehlungen und nutzt die Programmierumgebungen Android Studio (Kotlin, Java) und XCode (Swift, Objective-C).

Das Team hat lange überlegt und diskutiert, ob die App mit einem hybriden Framework entwickelt werden soll. Das würde zwar Kosten sparen, aber die spätere Weiterentwicklung der App behindern. Letztlich entscheidet sich das Team für den Mehraufwand einer parallelen nativen Entwicklung für Android und Apple.

Wichtig in dieser Phase:

• Erstellung Ablaufplan mit allen Aufgaben und wichtigen Meilensteinen
• Festlegung der Zuständigkeitsbereiche
• Budget- und Ressourcenplanung
• Meetingroutine und Kommunikationsplan

3. Durchführung des Projekts und Aufbau/Implementierung

Das Projekt beginnt mit einem Kickoff-Meeting, in dem Projektziele und Besonderheiten mit dem gesamten Team besprochen werden. Der eigentliche Projektstart erfolgt dann aber mit dem ersten Sprint-Planning. Hier legt das Team die Ziele für den ersten Sprint-Zyklus fest und definiert die hierfür zu erledigenden Aufgaben.

Das Team arbeitet aber nicht mit einem Sprint Backlog, sondern nutzt für die Visualisierung des Aufgabenmanagements ein einfaches Kanban-Board.

Kanban-Boards sind eine clevere Visualisierungsmethode für ein übersichtliches Aufgabenmanagement

Screenshot: trusted.de

Quelle: factro.de

Das hat den Vorteil, dass einzelne Aufgaben auch kurzfristig eingeschoben und priorisiert werden können. Außerdem sind so alle Teammitglieder jederzeit über den Aufgabenstatus informiert.

Worauf du in während der Projekt-Durchführung besonders achten solltest:

• Regelmäßiger Austausch im Projektteam (Meetingroutine)
• Statusberichte
• Arbeitsfortschritte dokumentieren und Hindernisse erkennen
• Kontakt zu Stakeholdern und Kund:innen

4. Überwachung der Fortschritte und Kontrolle der Ergebnisse

In unserem Beispiel kommt der Überprüfungsphase eine besonders wichtige Rolle zu. Und weil das Team in kurzen Iterationen arbeitet, erfolgt die Kontrolle des Projektes nicht erst zum Ende, sondern zu jedem Sprint-Abschluss.

Beispielsweise wird bereits nach dem zweiten Sprint ein testbarer Prototyp an die Kundenfirma ausgeliefert. So kann das Entwicklerteam frühzeitig Feedback einholen und Änderungswünsche umsetzen. Zusätzlich sorgt diese kundenzentrierte Projektarbeit für eine höhere Kundenzufriedenheit und eine App, die auch tatsächlich den Kundenwünschen entspricht.

Das Gleiche gilt für die Arbeit der UX/UI-Designer. Ihre Aufgabe ist es, die App bzw. das Benutzerinterface so zu gestalten, dass ein möglichst breiter Anwenderkreis mit dem fertigen Produkt interagieren kann. Anders gesagt: Wem nützt eine App, die zwar tolle Funktionen bietet, aber letztlich nur von Fachleuten bedient werden kann?

Deshalb wird die Auftragsfirma während der gesamten Entwicklungsphase eng in alle Entscheidungsprozesse eingebunden. Zusätzlich wird neben den regelmäßigen Sprint-Überprüfungen vor Abschluss ein Anwenderakzeptanz-Test durchgeführt. So kann das Team sicherstellen, dass die entwickelte Anwendung einwandfrei funktioniert und die zukünftigen User mit der App auch zurechtkommen.

Ein Akzeptanz- oder Abnahmetest (engl. User Acceptance Test) ist eine wichtige Überprüfungsmethode von Software-Anwendungen. Getestet wird hier, ob eine Anwendung aus Sicht der User wie ursprünglich beabsichtigt funktioniert und angenommen wird.

Das macht ein IT-Projektmanager in der Überprüfungsphase:

• Soll/Ist-Abgleich: Regelmäßige Kontrolle anhand der festgelegten Erfolgskriterien
• Gemeinsame Überprüfung mit Stakeholdern
• Änderungsmanagement bei neuen Anforderungen und Kundenwünschen
• Budgetprüfung

5. Fertigstellung des Produkts/der Anwendung, Projektabschluss

Wenn alle Tests positiv verlaufen und die Kundenfirma mit der entwickelten App zufrieden ist, kann das Projekt erfolgreich abgeschlossen werden. Zum Projektabschluss gehört natürlich die Übergabe des fertigen Produktes.

Bei der Übergabe ist das gesamte Entwicklerteam anwesend, um fachliche Fragen beantworten zu können. Außerdem nehmen der Projektmanager und zwei Vertreter der Kundenfirma teil.

Im Anschluss folgt noch eine interne Besprechung, die sogenannte Retrospektive. Das Meeting dient dem internen Austausch - hier sollen positive Aspekte genauso wie aufgetretene Probleme zur Sprache kommen. Im Optimalfall findet das Team sogar Lösungen und weiß, was es beim nächsten Projekt besser machen kann.

Checkliste für den Projekt-Abschluss:

• Abschlussbericht
• Abschlussmeeting oder Retrospektive
• Konzepte und Maßnahmen zur Verbesserung von Abläufen
• Projektübergabe an Stakeholder
• Projektende und Dokumentation

Wenn du diese Punkte beachtest, ist Projektmanagement in der IT zwar immer noch eine Aufgabe, die dich fordern wird. Aber man wächst mit seinen Herausforderungen, insofern: Go for it!

Welche Aufgaben hat ein IT-Projektmanager?

Um es auf den Punkt zu bringen: Das Projektmanagement in der IT ist nichts für Warmduscher.

IT-Projektmanager benötigen alle Fertigkeiten und Skills, die auch im klassischen IT-Projektmanagement gefragt sind. Das sind vor allem die sogenannten Soft Skills, also Kommunikationsfähigkeit, organisatorische Qualitäten und Führungskompetenz.

Das Problem: das sind nur die Basics! IT-Projektleiter brauchen darüber hinaus nämlich vor allem fachliche Expertise im IT-Bereich.

Das ist nicht nur notwendig, um die Komplexität von IT-Projekten nachvollziehen zu können, sondern erleichtert vor allem die Kommunikation. Denn in IT-Projektteams arbeiten hauptsächlich Spezialist:innen, wie Software-Architekt:innen und Programmierer. Wer hier Fachbegriffe nicht versteht oder komplett fachfremd ist, wird es schwer haben, Teams erfolgreich zu managen.

Aufgaben im Projekt

Die Aufgaben während der Projektplanung und Durchführung sind extrem zahlreich und vielfältig. Mit einer kurzen Aufzählung kommen wir da nicht weiter. Außerdem möchte ich etwas mehr in die Details gehen, und nicht nur mit Schlagworten um mich werfen. Gehen wir es mal geordnet an:

Wie du siehst, erwartet Projektmanager eine gute Stange Arbeit. In agilen Teams, die während der Projektdurchführung selbstorganisiert arbeiten, sind Führungskräfte von einigen Aufgaben entlastet. Gleichzeitig ist aber hier dann das Stakeholder-Management von umso größer Bedeutung. So oder so: Es gibt immer was zu tun!

Herausforderungen und (mögliche) Lösungen

Weil die IT-Branche von Natur aus schnelllebig und von technischen Neuerungen abhängig ist, gibt es einige Herausforderungen, die im IT-Projektmanagement besonders durchschlagen können. Im schlimmsten Fall müssen Projekte dann abgebrochen werden oder es kommt zu deutlich verspäteten (und teureren) Projektabschlüssen.

Schauen wir uns die Risiken genauer an:

Zertifizierung zum IT-Projektmanager

Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, sich zum geprüften IT-Projektmanager zertifizieren zu lassen. Das Angebot reicht von Wochenend-Seminaren bis hin zu mehrwöchigen Kursen.

Bewährt haben sich vor allem die Zertifikate der großen Projektmanagement Vereinigungen:

• PMP (Project Management Professional) des Project Management Institutes (PMI)
• CAPM-Zertifikat für Einsteiger:innen im IT-Projektmanagement (auch PMI)
• PRINCE2
• Scrum Master
• Gleichwertige Zertifikate der International Project Management Association (IPMA)

Daneben gibt es auch etliche private Anbieter wie Agile Heroes oder die verschiedenen IHK- und TÜV-Ableger, bei denen Zertifizierungen und Prüfungsvorbereitungen nach anerkannten Standards möglich sind. Außerdem haben große Organisationen wie die IPMA mehrere regionale Partner.

Und ganz grundsätzlich sind Ausbildungen im MINT-Bereich natürlich eine gute Grundlage, für die Arbeit als IT-Manager.

Welche IT-Projektmanagement-Tools eignen sich am besten für IT-Projekte?

Projektmanagement-Tools sind kein Selbstzweck, sondern können wertvolle Dienste leisten und dein Team bei der Arbeit unterstützten. Auch mit Blick auf die oben genannten Risiken und Herausforderungen im IT-Projektmanagement leisten die richtigen PM-Tools verlässliche Dienste. Die Betonung liegt hier allerdings auf “richtig” - nicht alle Tools eignen sich für die Anwendung im IT-Bereich.

Worauf du achten musst und welche Tools ich dir im IT-Projektmanagement empfehlen kann:

monday.com

Zum Anbieter

monday.com ist ein leistungsstarker Allrounder und als All-in-One-Tool für so ziemlich alles zu gebrauchen. Das macht die Anwendung zu einer flexiblen IT-Projektmanagement-Lösung und egal ob agil, klassisch oder mit einem hybriden Ansatz: monday.com funktioniert. Außerdem besticht das Tool mit seinen zahlreichen Automatisierungen, die Usern lästige Hintergrundarbeiten abnehmen.

Asana

Zum Profil

Asana bringt ein ähnliches Leistungspaket wie monday.com mit, ist in der Bedienung aber intuitiver und damit den einen Ticken leichtgängiger. Entwickelt wurde die Anwendung von ehemaligen Facebook-Programmieren - hier merkt man sofort das Know-how in Sachen UX-Design und Benutzerfreundlichkeit! Gleichzeitig ist Asana aber auch ein Arbeitstier und unterstützt User mit übersichtlichen Projekt-Boards, Reportings und einfach anzuwendenden Automatisierungen.

ClickUp

Zum Anbieter

ClickUp ist ein guter Kandidat, wenn du es etwas analytischer magst und auf detaillierte Reportings nicht verzichten kannst. ClickUp gehört zu den komplexeren IT-Projektmanagement-Tools und liefert enorm viele Funktionen. Ähnlich wie monday.com ist das Tool ein echter Alleskönner und integriert sogar zahlreiche Kommunikationskanäle wie Live-Chat und Sprach- bzw. Videonachrichten.

PLANTA project

Zum Anbieter

PLANTA hybrid ist eine IT-Projektmanagement-Lösung aus Deutschland und wie der Name schon verrät für hybrides IT-Projektmanagement ausgelegt. Gleichzeitig ist PLANTA besonders im Bereich Multiprojekt- und Projektportfolio-Management hervorragend aufgestellt. Damit ist die Anwendung ein geeigneter Kandidat für den Mittelstand und größere Unternehmen.

Jira

Zum Profil

JIRA aus dem Hause Atlassian wurde auf die Anforderungen von Software- und IT-Teams zugeschnitten und eignet sich vor allem für agiles IT-IT-Projektmanagement. Kennzeichnend für die Anwendung sind vor allem die zahlreichen Schnittstellen: Du kannst Jira in fast jede Systemlandschaft integrieren. Ansonsten arbeitet Jira mit anpassbaren Projekt-Boards und bietet einen schlichten und übersichtlichen Look.

Du bist unschlüssig und willst dich genauer informieren? Kein Problem! In meinem aktuellen Vergleich habe ich die bekanntesten IT-Projektmanagement-Tools ausführlich getestet und für dich bewertet.